Gestión de roles y ¿El rol “Basic User” puede salvarte la vida?
En el mundo de Power Platform, la gestión de roles es clave para garantizar que los usuarios tengan acceso a la información y funciones necesarias sin comprometer la seguridad. Azure Entra ID complementa este sistema al ofrecer una autenticación robusta y control granular sobre los accesos.
Este artículo explora cómo se combinan estas dos tecnologías para gestionar permisos y crear un entorno seguro para tu aplicación model-driven.
1. ¿Qué son los roles en Power Platform?
Dentro de Power Platform, los roles de seguridad definen qué acciones pueden realizar los usuarios en las aplicaciones model-driven. Estos roles tienen distintos niveles de acceso:
Usuario → Solo puede acceder a los registros que ha creado.
Unidad de negocio → Puede ver registros de su grupo de trabajo.
Unidad de negocio primaria → Accede a datos de su unidad y unidades secundarias.
Organización → Tiene acceso global dentro de la empresa.
Estos roles garantizan que los datos estén protegidos y solo accesibles según el nivel de permisos otorgado.
2. Cómo se gestionan los roles en Power Platform
Acceder a Power Apps y abrir la solución.
Crear un nuevo rol de seguridad con los permisos necesarios.
Asignar el rol a los usuarios dentro de la configuración de administración de la solución.
Validar que los permisos funcionan correctamente mediante pruebas de acceso.
3. Azure Entra ID: Seguridad y autenticación
Azure Entra ID actúa como la capa de identidad que gestiona el acceso de los usuarios a Power Platform y otros servicios de Microsoft. Dentro de Entra ID, existen diferentes roles:
Administrador Global → Control total sobre la identidad y configuración.
Colaborador de almacenamiento → Permisos específicos para gestionar datos.
Administrador de usuarios → Gestiona cuentas y grupos dentro del directorio.
4. Integración entre Power Platform y Azure Entra ID
Para garantizar un acceso seguro, se pueden combinar ambos sistemas:
Definir los roles en Power Apps y establecer restricciones específicas.
Gestionar la autenticación en Azure Entra ID, asegurando que solo usuarios autorizados accedan.
Asignar roles personalizados en Entra ID para controlar el acceso a soluciones en Power Platform.
Monitorear el acceso en ambas plataformas para detectar posibles brechas de seguridad.
🎯 ¿El rol “Basic User” puede salvarte la vida? ¡te explico por qué!
Cuando trabajamos en soluciones sobre Dataverse, normalmente pensamos que todo se resuelve con roles personalizados llenos de permisos específicos por tablas. Pero a veces olvidamos algo fundamental: el humilde y subestimado rol "Basic User".
🧩 Este rol incluye permisos esenciales para que los usuarios simplemente puedan usar el sistema. ¿Sabías que sin él, ni siquiera podrían acceder correctamente a sus propias configuraciones de usuario (User Settings) y por tanto a el idioma (incluido el formato fecha!) de tus model driven? 😱
🔐 Mira este ejemplo real (👆 en la imagen): si no das acceso a la entidad User Settings, un usuario puede quedarse atascado al iniciar la app, experimentar errores inesperados o ver una experiencia inconsistente, incluso si tiene todos los permisos funcionales de negocio correctamente configurados.
✅ En resumen:
Siempre incluye el rol Basic User en tus perfiles personalizados, salvo que tengas una muy buena razón para no hacerlo.
Revisa permisos de entidades como usersettings, personal settings o systemuser, que a menudo se pasan por alto.
Un acceso de lectura a nivel de usuario puede ser suficiente y marcar la diferencia.
📚 Más información oficial: Permisos en roles de seguridad en Power Platform
💡 Consejo de oro para makers: "A veces, lo básico no es opcional, es imprescindible".
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